La petición de presupuesto, preparada por un gestor comercial, incluye:
- Tipo de trabajo (e.g. climatización, electricidad, seguridad, obra,...)
- Descripción del trabajo a ejecutar
- Gestor comercial que hace la solicitud
- Fecha de la solicitud de presupuesto
- Fecha que se requiere esté elaborado el presupuesto
- Cliente y centro de trabajo donde se ejecutará el trabajo
- Documentación incorporada por el gestor comercial (e.g. especificaciones dadas por el cliente,...)
- Técnico asignado para preparar el presupuesto
. Para asignar trabajos, el supervisor o responsable del área puede visualizar la carga de trabajo de cada persona en cada periodo, que también puede mostrarse en diagramas de Gantt o similares.
Gracias al Work-Flow, el responsable de cada tipo de presupuestos encontrará las solicitudes de presupuesto, que tiene asignadas, en su bandeja de entrada y las puede priorizar atendiendo a la fecha requerida. La solicitud de presupuesto puede incorporar las especificaciones e información proporcionada por el cliente.
Para elaborar un presupuesto se habrán introducido previamente o importado como ficheros maestros: los tipos de materiales y artículos con sus costes estándar, los tipos de mano de obra y sus costes horarios estándar en función de la cualificación y categoría del empleado, del tipo de hora (e.g. normal diurno, turno de noche, hora extra, hora en festivo,...), los tipos y costes de los equipos, y otros tipos de gastos.
Los responsables de confeccionar presupuestos para los clientes dispondrán de:
- Plantillas de presupuestos. Se crean y ordenan por tipos de trabajos (e.g. climatización, electricidad, seguridad, obra,...) en diagramas en forma de árbol (planillas) para facilitar su localización navegando en dichas estructuras en árbol, sin perjuicio de la posible búsqueda directa de las plantillas utilizando cualquier parámetro de filtro y/o de texto.
Cualquier presupuesto anterior también se puede utilizar como plantilla para confeccionar otro nuevo
- Sistemas de tarifas. Son reglas para calcular los precios de venta en función de variables, e.g. tarifa para tipos de mano de obra, beneficio industrial para cada tipo de trabajo,...
- Ventana de avisos y tareas. Es una herramienta general de colaboración que también sirve en la elaboración de los presupuestos.
El nivel inferior comprende: materiales, mano de obra, maquinaria, otros gastos, un espacio para texto, en su caso, documentación adjunta y tareas o trabajos previos asociados al presupuesto.
Si bien al cliente se le presentará el presupuesto con el formato adecuado, el área de producción debe recibir el presupuesto con la estructura que le permita conocer los recursos necesarios, los costos previstos y el plazo de ejecución.
Al presupuesto confeccionado se le aplican las reglas de tarifas que correspondan a cada tipo de trabajo, con los ajustes manuales si proceden.
En la confección de un presupuesto se pueden prever tareas que se hayan de realizar antes de acometer el proyecto (e.g. replanteos, visado del proyecto, licencias,...). Estas tareas previas pueden quedar asociadas al presupuesto como un todo, a una partida o a un concepto del mismo, y que pueden estar ya predefinidas en el concepto.
- Presupuesto borrador (en elaboración).
- Presupuesto emitido, que queda registrado, asociado en su caso con la correspondiente solicitud y con sus distintas versiones. Este a su vez puede ser:
- Aceptado por el cliente, generando una orden de venta o proyecto
- Rechazado, incorporando las razones del rechazo
- Anulado, lo que significa que la solicitud queda cerrada y no se va a realizar el trabajo