CIF-TRACK no pretende establecer algoritmos de planificación o programación, sino sólo poner a disposición de las personas que deben hacerlo, las herramientas de información y de gestión adecuadas para facilitar estos cometidos. Por tanto, quienes planifican y programan los trabajos continúan siendo las personas con su mejor criterio de optimización, y CIF-TRACK les proporciona las herramientas adecuadas para facilitar su cometido.
La estructura de los presupuestos facilita al responsable de planificación su trabajo, ya que cada partida dispone de las horas consideradas para cada una de las tareas. El responsable de producción trabaja con las partidas de presupuesto y las agrupa según lo permita el proyecto y las disponibilidades. La información generada en este proceso se asocia al presupuesto y a la solicitud del cliente.
La planificación y programación está preparada con ventanas interactivas que tienen implementada la funcionalidad de "arrastrar y soltar".
Las órdenes de trabajo (OT) son las unidades elementales de planificación donde se establecen los trabajos a realizar, los recursos que participan y los costos previstos. Las OT están asociadas al cliente y al presupuesto ya que conforman sus partidas y se generan una vez acordada la actuación con el cliente. Un presupuesto puede generar varias OT que pueden cubrir tareas que se pueden realizar en uno o varios días.
Los recursos con sus costes asociados se tipifican y pueden consistir en un operario o un equipo de intervención, e.g. el formado por un vehículo, un responsable y un operario,... Deben estar de alta en la aplicación.
La finalidad de la planificación es convertir los encargos de los clientes en ordenes de trabajo. Se determinan los recursos necesarios, pero todavía sin asignar recursos concretos a dichas OT.
La finalidad de la programación es asignar recursos concretos, tales como personas, equipos, maquinaria..., en fechas concretas, a las OT
Las OT pueden tener varios estados:
- Planificadas: Son las que tienen asignado el día, pero pendientes de asignación de recursos. La OT en este caso se encuentra en borrador
- Programadas: Si tiene recursos asignados
- Confirmadas: Tiene acordada la actuación con el cliente y podrá estar:
- Pendiente parcial o totalmente
- Anulada, si se ha de programar nuevamente
- Descartada, si no se van acometer los trabajos definitivamente
- Terminadas, si los trabajos están ejecutados en su totalidad
Bandeja de trabajos pendientes de planificar: Es el repositorio de trabajos no tratados que provienen de contratos y presupuestos aceptados. Estarán identificados por los plazos comprometidos o por el tipo de trabajo a realizar: avería, obra nueva, revisión, etc.
Conformador de recursos: Su finalidad es definir y establecer las distintas unidades de recursos o conjuntos de recursos que se gestionan en la planificación. Puede consistir en un operario o un equipo de intervención, e.g. formado por un vehículo, un responsable y un operario,... Deben estar de alta en la aplicación los empleados y los distintos recursos implicados en los trabajos.
Orden de trabajo: Permite conformar las diferentes OT
Calendario y cuadrantes: Cada año tiene su calendario laboral que incluye las fiestas locales. Se habilitarán los turnos de trabajo, los días de descanso para cada una de las categorías con los horarios de entrada y de salida y las horas anuales que según convenio le corresponde trabajar. Se asociarán los empleados relacionados con tareas productivas a cada una de las categorías. Dependiendo del calendario laboral variarán las horas mensuales trabajadas.
La herramienta permite calcular un cuadrante de cada empleado. Puede irse modificando (bajas, vacaciones) a medida que va surgiendo la necesidad para que la información que contiene se ajuste lo más posible a la realidad. También generará unos avisos o alarmas en el caso que se sobrepasen los periodos definidos.
Las máquinas, vehículos y cualquier otro elemento susceptible de planificar pueden tener sus cuadrantes.
Diagrama de planificación: Es una herramienta de gestión gráfica que facilita el trabajo de planificación. Permite realizar análisis de alternativas de asignación de recursos. Dispone en un mismo entorno de todos los trabajos pendientes de planificar, de los recursos de todo tipo disponibles y del calendario. Muestra el tiempo de dedicación previsto para las diferentes tareas.
La herramienta actualiza la información de forma dinámica, de forma que una vez asignados recursos a una OT, ya no están disponibles para otros trabajos.
Diagrama de cargas: Permite analizar el grado de ocupación de los recursos de forma que facilita la reasignación de las órdenes de trabajo programadas
- Se accede al Diagrama de Planificación
- De la bandeja de entrada se seleccionan los trabajos a planificar (partidas de un presupuesto)
- Se realizan las tareas que se han identificado al hacer la propuesta al cliente
- Se sitúan las partidas en el calendario que asocian al día o días elegidos
- Se guarda generándose una OT pendiente de emitir quedando su estado en borrador, de forma que contienen la fecha prevista de realización, los trabajos que cubren, el centro, el cliente y los recursos requeridos
- Se aplican los recursos necesarios asociándose a los días del calendario
- Se dan de alta las tareas en la solicitud del cliente los documentos o tareas a realizar
- La OT queda planificada y pendiente de programar: sin asociar los operarios o las máquinas concretas para realizar los trabajos
- Se accede a la OT localizándola con el buscador apropiado y se visualiza si existen tareas o acciones en la solicitud del cliente
- Se realizan las tareas identificadas durante la planificación de la OT (informes de viabilidad, visado del proyecto, acta de replanteo, etc.) y se guardan en el lugar prefijado en la planificación
- Se gestiona con el cliente el día de ejecución de los trabajos y se ajusta el inicio de los trabajos en el Diagrama de Planificación. Se verifica la disponibilidad de recursos
- Se asignan los empleados y los otros recursos requeridos
- Se emite la OT y se entrega al operario. La OT se puede entregar en papel o en un dispositivo móvil
- Las OT emitidas pueden modificarse y cancelarse
La posibilidad de utilizar dispositivos móviles para la recepción de OT implica:
- Aumento de la productividad
- Mejora de la calidad de servicio.
- Mayor satisfacción de los clientes
- Reducción de los errores